Consejos para gestionar el almacenamiento en la nube

por | Nov 24, 2021 | Competencia Digital Docente, Google, Office 365

Con el objetivo de reducir la cantidad de papel y documentación que se manejaba hace unos años, los servicios de almacenamiento en la nube han ido ganando terreno. Google Drive, Microsoft OneDrive o Dropbox, se han ido haciendo hueco en nuestro día a día y nos permiten gestionar en un solo lugar todos lo que necesitamos: fotos, documentos, archivos, carpetas, vídeos… 

Uno de los aspectos más interesantes que ha potenciado el uso del almacenamiento en la nube es el llamado síndrome de Diógenes digital. Te invito a que hagas una prueba. Agarra tu teléfono móvil, ve a la galería y añade en comentarios la cantidad de imágenes que tienes en tu dispositivo. 

La cantidad de imágenes e información que recibimos en nuestro día a día es, en ocasiones, inimaginable. Fotos, memes, chistes…, que, poco a poco, llenan nuestros dispositivos sin prácticamente darnos cuenta. 

De ahí la importancia de saber gestionar y organizar todo ese material que recibimos en nuestro día a día tanto en el ámbito profesional como personal. Centrándonos en el ámbito profesional, es fundamental contar con una buena estructuración de todos los archivos y carpetas con las que trabajamos habitualmente.

Consejos para gestionar el almacenamiento en la nube

La recomendación que podemos hacerte es que la nomenclatura de los archivos sea lo más clara y concreta posible, por ejemplo, 2021_08_31 o 20210831. Con este nombre estamos dando pistas sobre el año (2021), el mes (08, es decir, agosto) y el día (31). 

¿Y si trabajamos con las unidades didácticas? No hay problema. También te dejamos un ejemplo de nomenclatura. ¿Qué te parece esta? Unidad8_Trimestre2_Civilizaciones antiguas. En este caso, estamos dando información sobre la unidad didáctica, el trimestre y el tema tratado. 

También, dentro de las herramientas de almacenamiento en la nube, hay una opción realmente interesante que es la de trabajar con carpetas y archivos compartidos. Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox…, ofrecen dentro de sus posibilidades trabajar de manera colaborativa lo que hace que los archivos puedan ser tanto trabajados por varias personas a la vez como compartidos entre diferentes personas. 

Además, también existe la opción de compartir carpetas con lo que daremos acceso a las personas que nosotros queramos a todo el material que esté dentro de esa carpeta. 

Sé lo que estás pensando… Si doy acceso a todo lo que tengo, ¿pueden modificar los archivos? La respuesta es que depende del permiso que hayas dado a las personas con las que has decidido compartir tanto la carpeta como los archivos. En estos servicios de almacenamiento en la nube se pueden otorgar permisos de edición y de lectura. 

Otra opción para preservar tus archivos y compartirlos solo durante los momentos que necesites, es añadir un acceso temporal con los permisos que tú desees para que el material sea revisado. Transcurrida esa fecha, el enlace expirará y no podrán acceder. 

Si quieres conocer sobre almacenamiento en la nube, no dudes en apuntarte a nuestros cursos sobre Google Drive y Microsoft OneDrive.

PD: Recuerda añadir en comentarios el número de imágenes que tienes en tu galería de fotos del móvil. 🧐

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