Cómo usar las Aprobaciones en Google Workspace

por | Dic 3, 2021 | Google

Si trabajas de manera colaborativa con las herramientas de Google Workspace, seguro que la nueva funcionalidad llamada Aprobaciones, te resultará de interés. 

La opción de Aprobaciones ya está presente en Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google y Presentaciones de Google. Para ello, solo tienes que ir a Archivo y seleccionar la opción de Aprobaciones.

¿Para qué sirve esta funcionalidad?

A la hora de trabajar con documentos colaborativos puede llegar a ser difícil obtener una versión final y válida. Con Aprobaciones podrás conseguir de manera rápida que el documento en el que se esté trabajando sea el definitivo. 

Con esta novedosa e interesante funcionalidad se podrá no solo obtener la aprobación, sino ver quién ha dado por válidos los cambios. Además, se pueden añadir diferentes revisores y se notificará a todos y cada uno de ellos cuando se realicen cambios. 

El documento final será aquel en el que todos los revisores hayan dado por válidas todas las modificaciones. Una vez que esto suceda, el archivo se bloqueará y no se podrá editar.

Cómo usar las Aprobaciones en Google Workspace

Cómo funciona Aprobaciones de Google Workspace

Para habilitar esta opción, tienes que irte a Archivo y seleccionar la opción de Aprobaciones. Una vez hecho, te aparecerá la siguiente pantalla donde tendrás que elegir a las personas que van a actuar como moderadoras del documento.

Cómo usar las Aprobaciones en Google Workspace

Podrás añadir un mensaje, una fecha de entrega, permitir o no la edición por parte de los responsables y bloquear el archivo para evitar cualquier tipo de modificación. Una vez configurado todo, enviamos la solicitud.

En este caso que te presentamos de ejemplo, el archivo aparece bloqueado por lo que solo los responsables de aprobación pueden hacer modificaciones.

Cómo usar las Aprobaciones en Google Workspace

En el momento en que los moderadores del documento vayan dado su aprobación, aparecerá un check verde. Una vez que todos, hayan validado el documento, esté aparecerá como Versión aprobada teniendo una versión final del documento según las normas que se hayan establecido de manera interna.

Cómo usar las Aprobaciones en Google Workspace

¿Qué te parece esta opción? ¿Te resulta interesante?

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